Onno ERP vs. Google Sheets: Khi Nào Doanh Nghiệp Cần “Chia Tay” Bảng Tính?
Trong giai đoạn khởi nghiệp (Startup) hoặc khi quy mô nhân sự còn dưới 5 người, Google Sheets (hoặc Excel) là một “người hùng”. Nó miễn phí, linh hoạt và ai cũng biết dùng. Bạn có thể tạo một file quản lý khách hàng, một file theo dõi thu chi, và một file chấm công chỉ trong 5 phút.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu có nhân viên thứ 10, dự án thứ 20, và khách hàng thứ 100… “người hùng” Google Sheets bắt đầu trở thành “kẻ ngáng đường”.
Dưới đây là bài phân tích sâu về sự khác biệt giữa Onno ERP và Google Sheets, giúp bạn nhận ra đâu là thời điểm vàng để nâng cấp hệ thống quản trị.
1. Bảng So Sánh Nhanh
| Tiêu Chí | Google Sheets / Excel | Onno ERP |
| Bản chất | Công cụ tính toán & Lưu trữ dữ liệu dạng bảng. | Hệ thống quản trị quy trình & Nguồn lực doanh nghiệp. |
| Dữ liệu | Rời rạc. Mỗi phòng ban là một file riêng lẻ (Data Silos). | Tập trung. Một nguồn dữ liệu duy nhất (Single Source of Truth). |
| Kết nối | Không liên kết. Muốn nối dữ liệu phải dùng hàm VLOOKUP hoặc copy-paste thủ công. | Tự động liên kết. CRM ➜ Dự án ➜ Kho ➜ Kế toán tự động “nói chuyện” với nhau. |
| Cập nhật | Thủ công. Phải nhập liệu bằng tay từng dòng. | Tự động hóa. Quy trình chạy tự động (VD: Xong dự án tự tạo hóa đơn). |
| Bảo mật | Thấp. Dễ bị xóa nhầm, copy file mang đi, khó phân quyền chi tiết. | Cao. Phân quyền chi tiết tới từng nút bấm, từng trường dữ liệu. Log lịch sử truy cập. |
| Báo cáo | Tĩnh. Mất thời gian tổng hợp cuối tháng. Dễ sai sót công thức. | Real-time. Báo cáo động, xem ngay lập tức mọi lúc mọi nơi. |
| Khả năng mở rộng | Kém. File càng nặng càng chậm, dễ bị treo (lag). | Vô hạn. Xử lý hàng triệu dữ liệu mà không ảnh hưởng hiệu suất. |
2. Phân Tích Chuyên Sâu: Tại Sao Google Sheets “Thất Bại” Khi Quy Mô Tăng?
Vấn đề 1: “Ốc đảo” dữ liệu (Data Silos)
- Google Sheets: Kế toán có file theo dõi công nợ riêng. Kinh doanh có file danh sách khách hàng riêng. Nhân sự có file chấm công riêng.
- Hậu quả: Khi một khách hàng thay đổi địa chỉ, bạn phải sửa ở 3 file. Khi muốn biết “Dự án này lãi bao nhiêu”, bạn phải mở 4 file lên để so sánh. Sai sót là điều chắc chắn xảy ra.
- Onno ERP: Chỉ có MỘT hồ sơ khách hàng duy nhất trên toàn hệ thống. Khi Sales cập nhật thông tin, Kế toán và PM (Project Manager) đều thấy ngay lập tức. Dữ liệu được kế thừa, không cần nhập lại.
Vấn đề 2: Quy trình phụ thuộc vào con người
- Google Sheets: Để chuyển một khách hàng từ “Tiềm năng” sang “Đã ký hợp đồng”, nhân viên Sales phải nhắn tin cho Kế toán, gửi file scan hợp đồng qua Zalo, rồi Kế toán mới mở file Excel của mình lên nhập liệu.
- Hậu quả: Quên, sót, trễ. Quy trình nằm trong đầu nhân viên, người nghỉ việc là quy trình mất.
- Onno ERP: Quy trình được số hóa. Khi Sales ấn nút “Chốt đơn” trên phần mềm ➜ Hệ thống tự động gửi thông báo cho Kế toán tạo hóa đơn ➜ Tự động tạo dự án cho bộ phận kỹ thuật. Không ai cần phải “nhắc” ai.
Vấn đề 3: “Cơn ác mộng” báo cáo & Công thức
- Google Sheets: Cuối tháng, chủ doanh nghiệp hoặc kế toán phải mất 3-5 ngày để gom các file lại, kiểm tra xem có ai lỡ tay xóa mất hàm
SUMhayVLOOKUPkhông, rồi mới ra được báo cáo doanh thu. - Onno ERP: Bạn không cần làm báo cáo. Báo cáo tự động được sinh ra ngay khi nhân viên nhập liệu hàng ngày. CEO chỉ cần mở Dashboard trên điện thoại để xem: Doanh thu hôm nay, Công nợ hiện tại, Tiền mặt đang có.
Vấn đề 4: Bảo mật & Phân quyền
- Google Sheets: Bạn chia sẻ file cho nhân viên. Họ có thể vô tình xóa dữ liệu, hoặc tệ hơn, tải (download) toàn bộ danh sách khách hàng về máy cá nhân và mang sang công ty đối thủ. Bạn rất khó kiểm soát ai đã sửa cái gì vào lúc nào.
- Onno ERP: Bạn cấp quyền chính xác: Nhân viên Sales chỉ thấy khách hàng của mình. Nhân viên Kho chỉ thấy lệnh xuất kho, không thấy giá vốn. Mọi thao tác đều được hệ thống ghi lại (Audit Log). Dữ liệu là tài sản, và Onno giúp bạn khóa chặt tài sản đó.
3. Cái Giá Của Sự “Miễn Phí”
Nhiều chủ doanh nghiệp ngần ngại chuyển sang ERP vì Google Sheets là Miễn phí, còn Onno ERP thì Mất phí. Nhưng hãy nhìn vào “Chi phí ẩn” của Google Sheets:
- Chi phí thời gian: Nhân viên mất 30% thời gian mỗi ngày chỉ để nhập liệu, đối chiếu, sửa lỗi file Excel thay vì làm việc tạo ra doanh thu.
- Chi phí cơ hội: Bạn ra quyết định chậm vì không có báo cáo tức thời. Bạn mất khách vì quên lịch hẹn do không có hệ thống nhắc nhở.
- Chi phí rủi ro: Một nhân viên nghỉ việc và xóa sạch công thức trong file Excel quan trọng. Thiệt hại này lớn hơn chi phí mua phần mềm rất nhiều.
4. Kết Luận: Khi Nào Nên Dùng Onno ERP?
Hãy tiếp tục dùng Google Sheets nếu:
- Bạn là Freelancer hoặc công ty siêu nhỏ (dưới 5 người).
- Quy trình kinh doanh của bạn cực kỳ đơn giản, ít giao dịch.
- Bạn chưa có ngân sách cho chuyển đổi số.
Hãy chuyển sang Onno ERP ngay nếu:
- Bạn có từ 10 nhân sự trở lên.
- Bạn cảm thấy mệt mỏi vì phải hỏi nhân viên mới biết được số liệu.
- Dữ liệu khách hàng, tài chính đang nằm rải rác khắp nơi.
- Bạn muốn tự động hóa doanh nghiệp để giải phóng bản thân khỏi vận hành sự vụ.
Google Sheets là một công cụ tính toán tuyệt vời. Nhưng Onno ERP là một nền tảng quản trị để tăng trưởng.
Đừng để doanh nghiệp của bạn bị kìm hãm bởi những bảng tính rời rạc. Trải nghiệm sức mạnh của sự “Hợp nhất” với Onno ERP.
👉 Bạn đang vận hành doanh nghiệp hay quản lý đội nhóm và muốn số hóa toàn diện?
Hãy để Onno ERP đồng hành cùng bạn. Đặt lịch demo miễn phí tại đây
