Onno ERP vs. Microsoft Excel: Tại Sao “Vua Bảng Tính” Không Thể Làm “Vua Quản Trị”?
Trong thế giới kinh doanh, Excel là một huyền thoại. Hầu hết các doanh nghiệp đều khởi sự bằng Excel. Kế toán dùng Excel, kho dùng Excel, bán hàng dùng Excel. Nó mạnh mẽ, linh hoạt và gần như “miễn phí” (vì thường có sẵn trong bộ Office).
Nhưng có một sự thật phũ phàng: Excel được sinh ra để tính toán, không phải để quản trị doanh nghiệp.
Khi công ty bạn phát triển, chính những ưu điểm của Excel (linh hoạt, file độc lập) lại biến thành “nhược điểm chết người” kìm hãm sự tăng trưởng. Dưới đây là bảng phân tích chi tiết sự khác biệt giữa việc vận hành bằng Onno ERP và Excel.
1. Bảng So Sánh Trực Diện
| Tiêu Chí | Microsoft Excel | Onno ERP |
| Bản chất | Công cụ Bảng tính (Spreadsheet). Xử lý dữ liệu tĩnh. | Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp. Xử lý quy trình động. |
| Lưu trữ dữ liệu | Phân tán. Dữ liệu nằm trên máy tính cá nhân của từng nhân viên. Rủi ro mất dữ liệu khi hỏng máy/virus là cực cao. | Tập trung (Cloud). Dữ liệu nằm trên máy chủ an toàn. Truy cập mọi lúc mọi nơi. Sao lưu tự động. |
| Hợp tác (Collab) | Khó khăn. Gửi file qua lại qua Email/Zalo. Dễ xảy ra tình trạng “File_Final_v1”, “File_Final_v2″… không biết đâu là bản mới nhất. | Đồng bộ. Nhiều người cùng làm việc trên một hệ thống cùng lúc. Dữ liệu cập nhật tức thì (Real-time). |
| Quy trình | Không có. Việc chuyển tiếp công việc phụ thuộc hoàn toàn vào ý thức con người (nhớ gửi mail, nhớ báo cáo). | Tự động hóa. Quy trình được thiết lập sẵn (Workflow). Xong bước A tự động chuyển sang bước B. |
| Báo cáo | Độ trễ cao. Cần thời gian tổng hợp, copy-paste từ nhiều file con. Dễ sai sót công thức. | Tức thời. Dashboard hiển thị chỉ số kinh doanh ngay lập tức. Click chuột là có báo cáo. |
| Bảo mật | Yếu. Chỉ có thể đặt mật khẩu mở file (dễ bị phá). Nhân viên nghỉ việc có thể copy toàn bộ dữ liệu khách hàng mang đi. | Chặt chẽ. Phân quyền chi tiết (chỉ xem, được sửa, không được xóa, chỉ thấy dữ liệu của mình…). |
2. 4 “Nỗi Đau” Của Doanh Nghiệp Khi Cố Dùng Excel Để Quản Trị
Vấn đề 1: “Địa ngục” của các phiên bản (Version Control Nightmare)
- Excel: Kế toán gửi file báo giá cho Sếp duyệt. Sếp sửa giá, gửi lại. Kế toán lại chỉnh sửa format, gửi cho khách. Cuối cùng, không ai biết con số trong file nào là con số chính xác cuối cùng. Dữ liệu bị “tam sao thất bản”.
- Onno ERP: Chỉ có một phiên bản dữ liệu duy nhất trên hệ thống. Mọi thay đổi (ai sửa, sửa lúc nào, sửa cái gì) đều được lưu lại trong lịch sử (Audit Log). Sự minh bạch là tuyệt đối.
Vấn đề 2: Dữ liệu “Chết” và Rời rạc
- Excel: Dữ liệu Khách hàng nằm ở file của phòng Sale. Dữ liệu Công nợ nằm ở file Kế toán. Hai file này không “nói chuyện” với nhau. Khi muốn biết “Khách hàng A đã mua bao nhiêu hàng và còn nợ bao nhiêu?”, bạn phải mở 2 file lên và dò thủ công.
- Onno ERP: Dữ liệu được liên kết chặt chẽ. Từ hồ sơ khách hàng, bạn thấy ngay lịch sử mua hàng, công nợ hiện tại, các dự án đang triển khai cho họ. Dữ liệu là một dòng chảy xuyên suốt.
Vấn đề 3: Phụ thuộc vào “Cao thủ Excel”
- Excel: Thường trong công ty sẽ có một người rất giỏi Excel, tạo ra các file với hàng tá công thức phức tạp (Macro, VBA) để quản lý. Vấn đề là: Khi người đó nghỉ việc, hoặc file bị lỗi, không ai khác biết cách sửa. Hệ thống quản trị của bạn sụp đổ.
- Onno ERP: Hệ thống được thiết kế chuẩn hóa. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người không rành kỹ thuật. Quy trình vận hành không phụ thuộc vào một cá nhân nào. Nhân sự mới vào chỉ cần đào tạo 1-2 buổi là dùng được.
Vấn đề 4: Rủi ro An toàn thông tin
- Excel: Một nhân viên Sale chuẩn bị nghỉ việc có thể cắm USB vào máy tính, copy file “Danh_sach_khach_hang_VIP.xlsx” trong 2 giây và mang sang công ty đối thủ. Bạn không hề hay biết.
- Onno ERP: Bạn có thể phân quyền để nhân viên Sale chỉ nhìn thấy khách hàng do họ phụ trách, không thấy số điện thoại của khách hàng người khác. Bạn cũng có thể chặn quyền “Export” (xuất file) để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
3. Khi Nào Nên “Nâng Cấp” Từ Excel Lên Onno ERP?
Chúng tôi không khuyên bạn bỏ Excel hoàn toàn. Excel vẫn tuyệt vời cho các tính toán nhanh, phân tích ad-hoc cá nhân. Nhưng hãy ngừng dùng nó để vận hành quy trình doanh nghiệp khi:
- Đội ngũ nhân sự > 10 người: Lúc này việc gửi file qua lại trở nên hỗn loạn.
- Dữ liệu bắt đầu lớn: File Excel mở lên mất hơn 10 giây, thường xuyên bị treo (Not Responding).
- Sếp bị “Mù” số liệu: Muốn xem báo cáo doanh thu phải đợi nhân viên tổng hợp mất vài ngày.
- Sai sót lặp lại: Thường xuyên xảy ra việc quên đơn hàng, tính sai giá, sai tồn kho do nhập liệu thủ công.
4. Kết Luận: Đầu Tư Hay Chi Phí?
Nhiều người nghĩ: “Excel miễn phí, tại sao phải tốn tiền mua Onno ERP?”
Hãy thử tính toán “Chi phí ẩn” của Excel:
- Chi phí 30 phút mỗi ngày của 10 nhân viên chỉ để tổng hợp báo cáo = 150 giờ lương/tháng lãng phí.
- Chi phí của một đơn hàng bị mất do quên lịch.
- Chi phí của việc tồn kho ảo (trên file còn hàng, thực tế hết hàng).
Onno ERP không phải là chi phí, nó là khoản đầu tư để mua lại sự chính xác, tốc độ và khả năng mở rộng cho doanh nghiệp của bạn.
Bạn đã sẵn sàng “cai nghiện” Excel để đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới?
Đừng để những file bảng tính làm chậm đà tăng trưởng của bạn.
👉 Bạn đang vận hành doanh nghiệp hay quản lý đội nhóm và muốn số hóa toàn diện?
Hãy để Onno ERP đồng hành cùng bạn. Đặt lịch demo miễn phí tại đây
